Wie die Corona-Krise (disruptiv) Chancen offenlegt

In Zeiten, in denen physische Distanz vorgeschrieben, Homeoffice von der Politik gefordert und die Verunsicherung bei vielen groß ist, muss Workforce Management mehr leisten, als nur Schichtpläne zu bauen. Es muss über sich hinauswachsen und die Arbeitswelt der Zukunft handhabbar machen.

Montag, 8:24 Uhr: Die Service-Mitarbeiterin Lisa van Dyke betritt das Gebäude. Sie trägt eine geblümte Atemschutzmaske und folgt den am Boden befindlichen Richtungspfeilen nach oben in das Großraumbüro. Dort wirft sie einen Blick auf den Monitor neben der Eingangstür und findet rasch ihren Namen auf einem Kästchen in der Mitte. Platz 29 ist es also heute. Kurz sinniert sie, dass sie dies auch auf ihrer App hätte checken können. Egal. Eine Menge Plätze um sie herum sind frei, weil viele Kollegen heute lieber im Homeoffice arbeiten. Lisa schlendert zu ihrem Schrank, schnappt sich Tastatur und Headset und macht es sich an ihrem heutigen Arbeitsplatz bequem. Es ist ihr Lieblingsplatz geworden, den sie vorher über die App angefragt hat. Sie setzt ihre Maske ab, atmet durch und begrüßt gut gelaunt den ersten Anrufer.

So wie in diesem Beispiel könnte es momentan in vielen Unternehmen aussehen, die sich auf die Corona-Zeitenwende eingestellt haben und somit die Personalplanung grundsätzlich neu strukturieren. Denn eines ist klar: Physische Distanz und das Nebeneinander von unterschiedlichsten Arbeitszeiten und -orten charakterisieren die Arbeitswelt von morgen.

Die vollautomatische Planung von Homeoffice- und Bürozeiten bei gleichzeitiger Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatzeit wird auf unabsehbare Zeit einen völlig neuen Stellenwert einnehmen. Workforce Management greift schon immer tief in die Lebensgestaltung von Mitarbeitern ein, wobei die Kernfrage klassischerweise war, wie beides – die Deckung des Personalbedarfs sowie die Work-Life-Balance der Mitarbeiter – bestmöglich in Einklang gebracht werden können.

Schon vor SARS-CoV-2 waren Tendenzen erkennbar, dass Arbeit nicht nur zeitlich, sondern auch räumlich zu flexibilisieren ist. Traditionelle Arbeitsmodelle wurden zunehmend in Frage gestellt. Beschäftigte fordern mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation ein, um durch eine flexiblere Gestaltung ihrer Arbeitszeiten Privat- und Arbeitszeit bestmöglich in Einklang bringen zu können. Als sei dies nicht genug, bringt die Pandemie eine Reihe neuer planerischer Herausforderungen mit sich, die viele Unternehmen unter Handlungsdruck setzen, das als „Flexible Working“ bekannte Paradigma schnell und unkompliziert in die Praxis umzusetzen. Auf das Wesentliche und rein analytisch betrachtet lässt sich dies auf drei Schritte reduzieren:

  • Schritt 1: Planung der Wunscharbeitszeiten unter dem Primat der Bedarfsdeckung
  • Schritt 2: Verteilung der Belegschaft auf Home-Offices und Geschäftsräume
  • Schritt 3: Raum- und Arbeitsplatzplanung innerhalb der Geschäftsräume

Die grundlegende Neuerung dabei ist, dass aus den Ansprüchen an Bedarfsdeckung und Work-Life-Balance ein Dreiklang aus Bedarfsdeckung, Mitarbeiterwünschen und Hygiene- und Distanzanforderungen werden muss. Eine Personaleinsatzplanung in Anlehnung an das nachfolgende Phasenschema berücksichtigt eine Vielzahl von Einflussfaktoren und damit Parametern: Ängste, Sorgen und Nöte der Mitarbeiter, Arbeits- und Privatzeit-Wünsche jedes einzelnen, Kinderbetreuung junger Eltern, oder Flexibilitäts- und Effizienzanforderung der Unternehmen. Alles planbar.  

Schritt 1: Planung der Wunscharbeitszeiten unter dem Primat der Bedarfsdeckung

Im ersten Schritt geht es darum, den Personalbedarf punktgenau zu decken und dabei den regulatorischen Rahmenbedingungen des Arbeitszeitgesetzes, von Betriebsvereinbarungen oder dem Bundesurlaubsgesetz Rechnung zu tragen. Im Idealfall werden gleichzeitig die Wunscharbeitszeiten der Mitarbeiter als Voraussetzung für Arbeitszufriedenheit maximal berücksichtigt, um so die Bindung an das Unternehmen zu stärken. Denn Arbeitgeberattraktivität entsteht ganz wesentlich dadurch, dass Beschäftigte sich ernstgenommen, verstanden und in ihren individuellen Wünschen nach Arbeitszeit- und zunehmend auch Arbeitsort berücksichtigt fühlen.

Ergebnis: Bestmögliche Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatzeit sowie maximale Flexibilität für das Unternehmen.

Schritt 2: Verteilung der Belegschaft auf Homeoffices und Geschäftsräume

Die neuen, flächendeckenden Homeoffice-Erfahrungen im Frühjahr 2020 liefern die wertvolle Erkenntnis, dass hier ein Schatz verborgen ist, der von Unternehmen nur noch gehoben werden muss. Viele Unternehmen berichten von reduzierten Krankheitsquoten und messbar höherer Produktivität speziell in Service-Center-Strukturen. Die Neuinterpretation von Unternehmensgrenzen in Verbindung mit der Neudefinition von Privaträumen als Arbeitsfläche kann zu einer Optimierung der physischen Arbeitsbedingungen („My home is my castle“) mit der Folge von individuellen Entfaltungsmöglichkeiten und Produktivitätssteigerungen führen.

Im zweiten Schritt geht es um die optimale Verteilung der Personalressourcen auf Homeoffices und Geschäftsräume. Dieser Schritt ist kompliziert, da hier gleich mehrere Parameter mit hineinspielen. Welche Tätigkeiten in das Homeoffice verlagert werden können, hängt zum Beispiel von den technischen Voraussetzungen, gesetzlichen Vorgaben oder auch von individuellen Qualifikationen (Skillset) ab. Ein weiterer, wichtiger Parameter ist die Homeoffice-Quote, also der Anteil der wöchentlichen und täglichen Arbeitszeit im Homeoffice in Relation zur gesamten Arbeitszeit.

Ergebnis: Ideale Aufteilung der Belegschaft auf Homeoffices und Geschäftsräume

Schritt 3: Raum- und Arbeitsplatzplanung innerhalb der Geschäftsräume

Auch die Raum- und Arbeitsplatzplanung unterliegt postpandemischen Einflussfaktoren. Wegen der durch die Verlagerung von Ressourcen in die Home-Offices reduzierten Belegungsdichte von Arbeitsbereichen und gemeinsam genutzten Einrichtungen (Kantinen, Aufzüge, Treppenhäuser) können die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandards  des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) prinzipiell einfacher eingehalten werden, auch wenn allein die Berücksichtigung von 1,5 Meter-Mindestabständen im Kontext der Personaleinsatzplanung nicht trivial ist.

Weitere planerische Herausforderungen ergeben sich zum Beispiel mit Blick auf die Frage, wie Personal quasi disjunktiv unter Berücksichtigung der architektonischen Gegebenheiten so geplant werden kann, dass das Unternehmen bei punktuellen Infektionsereignissen und daraus resultierenden Quarantänemaßnahmen handlungsfähig bleibt, wenn beispielsweise einzelne Mitarbeiter oder Teams unvermittelt in die häusliche Quarantäne geschickt werden müssen. Analog umgekehrt ist zu reagieren, wenn Quarantäne-Maßnahmen auslaufen und die Mitarbeiter zurück in die Büroflächen drängen. Personaleinsatzplanung muss plötzlich nicht mehr nur flexibel mit Arbeitszeiten, sondern auch mit Arbeitsorten umgehen können.

Ergebnis: Effiziente und risikominimierte Arbeitsplatzplanung innerhalb der Geschäftsräume

Personaleinsatzplanung der Zukunft

Wenn bisher eine bestmögliche Deckung des Personalbedarfs sowie eine Maximierung der Arbeitszeitwunscherfüllung die tragenden Säulen der Personaleinsatzplanung waren, wird künftig als dritte Säule die Raumplanungskomponente hinzukommen, weil die Themen Arbeitsschutz und Fürsorgepflichten in Unternehmen durch Corona eine ganz neue Dimension erhalten haben.

Wer dies alles meistert, profitiert gleich doppelt: Erstens kann eine gute Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatzeit kombiniert mit flexibler Raumplanung von Unternehmen per se dazu genutzt werden, sich gegenüber ihren Beschäftigten insbesondere in turbulenten Zeiten – als verantwortungsvoller und verlässlicher Partner und damit attraktiver Arbeitgeber gerieren und zweitens können durch eine intelligentere Nutzung der Raumkapazitäten sowohl die Effizienz gesteigert als auch bisher unbekannte Risiken minimiert werden.

Vertiefendes Wissen zur Personalplanung

Im Whitepaper “Personalplanung für alle Fälle. Arbeitszeit und Arbeitsort flexibel planen” erklärt der Autor die Hintergründe einer pandemieoptimierten Personalplanung in der Praxis. Das Whitepaper ist gegen Registrierung zum Download erhältlich unter: www.intercept.de/flexibel-planen