100 % Workforce-Management

Personalplanung für jedes Szenario

Die Personaleinsatzplanungssoftware PLANsation ist flexibel und lässt sich mit geringem Aufwand anpassen. User haben viele Konfigurationsmöglichkeiten und können die Software ohne Programmierung individuell einstellen. Mit der Planungssoftware lässt sich ein breites Spektrum von kleineren, überschaubaren bis hin zu hochkomplexen Multiskill- und Multisite-Aufgabenstellungen in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensbereichen wie Kundenservice-Centern, Filialen oder Logistikbereichen abbilden.

Features von PLANsation

Administration

Channels, auf- und ablauforganisatorische Strukturen wie Standorte, Abteilungen, Teams, Tätigkeiten, Qualifikationen, Räume und Arbeitsplätze und alle weiteren, konstituierenden Merkmale eines Planungsszenarios werden abgebildet. Ebenso die Mitarbeiter-Profile inkl. Arbeitszeitmodellen und individuellen Präferenzen.  Automatische Plausibilitätskontrollen überprüfen die Eingaben zur Fehlervermeidung. Neben einem ETL-Tool zur Anbindung von Drittsystemen für einen automatischen Datenaustausch bietet PLANsation einen flexiblen Datenmanager, womit alle benötigten Daten von den Anwendern ohne Programmierung im- oder exportiert werden können.

Mitarbeiter-Portal und App

Das Mitarbeiter-Portal ist ein Web-Frontend, das als Desktop-Version oder App zur Verfügung steht und den Mitarbeitern ein breites Spektrum an Zugriffs- und Zugangsmöglichkeiten und praktischen Funktionen bietet. Mitarbeiter können schnell und unkompliziert ihre Arbeitszeiten checken, Arbeitszeiten erfassen, Wunscharbeitszeiten hinterlegen, Arbeitszeiten tauschen oder Urlaube beantragen. Die User können die App nach ihren Gewohnheiten und Nutzungspräferenzen konfigurieren und haben immer und mit jedem Gadget Zugriff auf wichtige Funktionen und Informationen rund um die Personaleinsatzplanung.

Prognose & Kapazitätsplanung

Sowohl einfache als auch heterogene Standort- und  Multichannel-Strukturen mit geclusterten oder kombinierten Vorgangsflows können unter Berücksichtigung von Kapazitätsvorgaben, Öffnungszeiten und Serviceparametern geforecastet werden. Kurz-, mittel- oder langfristige Prognosen entstehen intervallgenau für unterschiedliche Vorgangsdaten oder Kommunikationskanäle (Multichannel) automatisch basierend auf historischen Daten und unter Berücksichtigung künftiger Einflussfaktoren.  Für die Personalbedarfsberechnung wird eine Reihe gängiger Berechnungsmethoden (z.B. Erlang C) angeboten. Abbildbar sind sowohl zentralisierte Strukturen mit Verteilung der Bedarfe auf Standorte oder Dienstleister wie auch autarke oder dezentrale Strukturen.

Zeitwirtschaft

Für ein umfassendes Zeitmanagement steht eine integrierte Zeitwirtschaftskomponente für die Erfassung, die Dokumentation sowie die Kontrolle von Anwesenheits- oder Arbeitszeiten zur Verfügung. Ein umfangreiches Zeitwirtschaftsregelwerk unterstützt die User bei der Zeiterfassung oder die Planer beim Reporting. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitsnachweise über eine App pflegen. Alternativ können die Daten aus einem bestehenden Zeiterfassungssystemen übernommen werden. Möglich sind auch Realtime-Imports der Logon-Logoff-Daten aus einer ACD-Anlage, beispielsweise für eine Adherence-Control. Abgegrundet wird die Zeitwirtschaft durch umfangreiche Reportingmöglichkeiten als Grundlage für Lohnabrechnungen oder Kostenkalkulationen.

AbsenceManager

Bei der Planung von Urlauben oder anderen Abwesenheiten geht es um nicht weniger, als den Umgang mit einer der wertvollsten Ressource von Menschen im Berufsleben: Ihre Freizeit. Basierend auf Langzeitforecastes für die bevorstehenden Urlaubsperioden können mittels Kapazitätsberechnungen Urlaubskontingente als wichtige Grundlage für Genehmigungsprozesse ermittelt werden. Die gesamten Antrags- und Genehmigungsprozesse lassen sich softwaregestützt – auch systemübergreifend – unter Nutzung einer Mitarbeiter-App abbilden.

DivisionManager

Der DivisionManager ist eine Planungsfunktion für Einsatzplanungen basierend auf zeit- und aktivitätsgebundenen Kapazitätsvorgaben für personalintensive Unternehmensbereiche, mit unverhältnismäßig hohem, manuellen Planungsaufwand. Abbilden lassen sich klassische, funktionale Strukturen, bei denen Geschäftsbereiche aus Abteilungen bestehen, in denen unterschiedlichste -Tätigkeiten verrichtet werden. Somit ist die Funktion prädestiniert für Funktionsbereiche wie Filialstrukturen oder Logistikbereiche.

Schichtplanung

Unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben, betrieblicher Regeln sowie individueller Verfügbarkeiten, Wünsche und Qualifikationen (Skills) erstellt ein Generator in kurzer Zeit minutengenaue Einsatzpläne. Multiskill, Medienbrüche, Nachtschichten oder Pausen gehören zum Standardrepertoire. Besondere Aufmerksamkeit erhalten die Wunscharbeitszeiten der Beschäftigten, die integraler Bestandteil der Personaleinsatzplanung sind. Ausgehend von den Lieblingsarbeitszeiten der Mitarbeiter erarbeiten die Algorithmen Schichtpläne, die die basierend auf Kundenvorgangsprognosen berechneten Personalbedarfe bestmöglich abdecken. Modern-Work-Aspekte wie Motivation, Arbeitszufriedenheit, Flexibilität oder Worklife-Balance finden so volle Berücksichtigung bei der Personaleinsatzplanung, so dass im Ergebnis eine hohe Life-Domains-Facilitation entsteht.

Arbeitsplatzplanung

Die skillbasierte Arbeitsplatzplanung ermöglicht die automatisierte Zuordnung von Beschäftigten zu Arbeitsplätzen und Räumen. Herkömmliche Strukturen lassen sich ebenso abbilden wie virtuelle Strukturen unter Berücksichtigung beispielsweise von Home-Offices oder anderen Arbeitsorten. Im Planungsprogramm werden architektonische Gegebenheiten der Räumlichkeiten (Standorte, Etagen, Grundrisse etc.), Verteilung der Arbeitsplätze innerhalb der Fläche (Anzahl, Anordnung, Mindestabstand), die Ausstattung der einzelnen Arbeitsplätze, die Raumpräferenzen der Mitarbeitern, die Aufteilung zwischen Stamm- und variablen Arbeitsplätzen sowie Sonderregelungen beispielsweise zur Minimierung von Infektionsrisiken abgebildet. Sepzielle Algorithmen übernehmen die Zuordnung, so dass im Ergebnis eine effiziente Arbeitsplatzbelegung erreicht wird.

Einsatzplanung

Die Planungsergebnisse werden in einer interaktiven Übersicht (Einsatzplan) dargestellt, in der komplette Schichten, oder einzelne Tätigkeiten, Pausen oder Meetings unkompliziert per Drag and Drop angepasst werden können. Hintergrundprüfungen in Echtzeit übernehmen Neuberechnung von Deckungen, Stundenkonten oder die Überprüfung des Regelwerks, damit sich keine Fehler einschleichen. Die wichtigsten Kennzahlen wie Bedarf, Besetzung oder Deckung können grafisch oder tabellarisch angezeigt werden. Umfangreiche Sortierungs- und Selektionsoptionen vereinfachen das Handling auch von komplexen Unternehmensstrukturen mit einer größeren Anzahl von Mitarbeitern. Verschiedene Zoomstufen von Monats-, über Wochen-, bis hin zu Intervallansichten erleichtern das Handling. Alle Modifikationen geloggt, so dass alle Anforderungen an Datenschutz- und Sicherheit erfüllt sind.

Home-Office-Manager

Der Präsentismus alter Schule sieht sich immer häufiger hybrider Arbeitsmodelle gegenübergestellt, ortsflexibles Arbeiten wird mehr und mehr zum Normalfall. Unsere Personaleinsatzplanungssoftware PLANsation verfügt über Algorithmen, die die Belegschaft anhand von Rahmenbedingungen und Regeln auf Home Offices oder Geschäftsräume plant. Aspekte wie in Frage kommende Personenkreise, Tätigkeiten, die aufgrund der Ausstattung oder auch gesetzlicher Bestimmungen für die Erledigung von zu Hause aus geeignet sind sowie eine Reihe weitere Faktoren fließen in die Planung ein. Beschäftigte werden nach ihren Raumpräferenzen, z.B. einer Home-Office-Quote, bestimmter Wunscharbeitszeiten und arbeitsrechtlicher Vorgaben in die Home Offices – oder auch Geschäftsräume – geplant. Ergebnis ist eine effiziente Verteilung der Belegschaft auf die Home-Offices und die Geschäftsräume.

MeetingManager

Ein spezieller Generator (Meetingplaner) durchsucht fertige Pläne nach für die Durchführung von Meetings, Trainings oder auch Coachings für vordefinierte Teilnehmerkreise unter Bedarfsdeckungsgesichtspunkten am besten geeignete Zeitslots und organisiert die Meetings inkl. der Meetingleiter. Auch Trainings oder Coachings können automatisch auf Basis diverser Vorgaben wie Teilnehmer, Dauer, Zeiträume, Räumlichkeiten oder der Anzahl Mitarbeiter vollautomatisch geplant werden. Eine Rückkoppelung zu den Qualifikationen der Mitarbeiter ermöglicht einen automatischen Abgleich, so dass das System bei Annäherung an ein Ablaufdatum von Qualifikationen eigenständig bestimmte Maßnahmen wie Auffrischungsschulungen vorschlägt.  

Steuerung & Controlling

Die Personaleinsatzplanungssoftware verfügt über ein großes Reperoire an Reporting- und Controllingmöglichkeiten. Eine umfangreiche Report-Bibliothek bedient alle Erfordernisse, die sich aus dem Planungsverfahren ergeben. Für individuell gestaltete Auswertungen steht ein Reportgenerator zur Verfügung, mit auf sämtliches Datenmaterial zugegriffen werden kann. Eine speziell für die Echtzeit-Steuerung entwickelte Intra-Tages-Steuerung kündigt Abweichungen an, so dass noch während des laufenden Tages gegengesteuert werden kann. Über Eskalationsstufen können Planer und Mitarbeiter zudem per Mail oder SMS alarmiert werden. Verschiedene Konsistenz- und Plausibilitäts-Checks helfen bei der Konfiguration des Systems.

12 Gründe für PLANsation

Passgenaue Lösung

Ihre Anforderungen durchlaufen ein professionelles Requirements Engineering, so dass wir Ihnen über Parametrisierung bis hin zu Individualprogrammierung eine Personaleinsatzplanungssoftware liefern können, die eine vollständige Erreichung Ihrer Zielsetzungen unterstützt.

Datenschutz & Datensicherheit

Die seit Mai 2018 gültige DSGVO stellt hohe Anforderungen an den Datenschutz. Personenbezogene Daten weiterhin in einer Tabellenkalkulation zu halten, ist riskant. Abhilfe schafft ein DSGVO-konformes Tool wie PLANsation.

Durchgängig hohes Qualitätsniveau

Jede Lösung ist immer nur so gut wie ihr schwächstes Glied. Alle Funktionalitäten unserer Personaleinsatzplanungssoftware genügen höchsten Ansprüchen, so dass Sie ein durchweg hohes Qualitätsniveau entlang des gesamten Personalplanungsprozesses erwarten können.

Gute User-Experience

Unsere Software unterstützt Sie in allen Planungsphasen optimal, denn sie ist logisch aufgebaut und erfüllt die wichtigsten Normen der Softwareergonomie. Wir bieten diverse Hilfsmittel, die die Bedienung angenehm machen. Und: Unser Support-Team ist nur einen Klick entfernt. 

Anpassungsfähigkeit

Agilität ist eine Kardinaltugend in dynamischen Zeiten und erfordert kontinuierliche Anpassungsfähigkeit. Sie können unsere Software dynamisch an veränderte Planungsszenarien anpassen oder skalieren und somit jeden möglichen Entwicklungs- oder Wachstumpfad mitgehen.

Zügige Implementierung

Sie können bei der Einführung unserer Software auf unsere jahrelange Expertise bauen. Auf Basis standardisierter und eingespielter Prozeduren und mit Hilfe kollaborativer Projektmanagement-Tools können wir Ihr Planungsszenario in Teamarbeit mit Ihnen zügig  aufsetzen.

On-Premises oder Cloud

Bei der Auswahl der Betriebsmodelle bieten wir Ihnen die nötige Flexibilität. Sie können unsere Software On-Premises in Eigenregie betreiben, oder in die Cloud auslagern und durch uns hosten lassen. Die Systemintegration bzw. Anbindung an Drittsysteme ist in beiden Fällen problemlos möglich. 

Tiefe Systemintegration

Sie können unsere Planungssoftware nahtlos in Ihre IT-Infrastruktur integrieren – unabhängig vom Betriebsmodell. Der automatisierte Datenaustausch mit Drittsystemen erfolgt über ein performantes und leicht zu bedienendes ETL-Tool, das Sie ebenfalls bei uns erhalten.

Schneller Return on Investment (ROI)

Durch Einsatz einer hochwertigen Personaleinsatzplanungssoftware lassen sich viele Potenziale heben. Mehr Kosteneffizienz durch akkuratere Planung, Aufwandsminimierung bei der Planungsdurchführung oder Reduktion von Opportunitätskosten durch bessere Servicelevels.    

Universelle Einsatzmöglichkeiten

Unserer Personalplanungssoftware wird in vielen Branchen verwendet, z.B. Handel, Industrie­, Banken, Versicherungen, E-Commerce oder Touristik. PLANsation eignet sich für Planungsszenarien nahezu aller Komplexitätsgrade und Größenordnungen.

Moderne Arbeitswelten

Der Trend Fexibilität bzlg. Arbeitszeiten und Arbeitsorten ist durch die Pandemie nachhaltig gestärkt worden. Eine damit verbunde, große Vielfalt an Arbeitszeitmodellen, Arbeitszeiten, Einsatzbereichen oder Arbeitsorten können Sie mit unserer Personaleinsatzplanungssoftware gut bewältigen. 

Mitarbeiterorientierte Planungsphilosophie

In den Genen unserer Personaleinsatzplanungssoftware steckt seit jeher die Idee der maximalen Arbeitszeitwunscherfüllung. So können Sie Ihren Beschäftigten eine hohe Arbeitszeitflexibilität bei gleichzeitig bedarfsgerechter Personaleinsatzplanung bieten.